Como captar feedbacks de pais e alunos e transformar em melhorias no serviço

No cenário atual da educação, o conceito de Customer Centricity – ou centralidade no cliente – tem se tornado uma estratégia essencial para instituições de ensino que buscam se destacar. Trata-se de colocar o cliente, neste caso, pais e alunos, no centro de todas as decisões e processos, entendendo suas necessidades, expectativas e experiências para oferecer um serviço educacional de qualidade.

Adotar uma abordagem centrada no cliente não significa apenas ouvir suas opiniões, mas também agir de forma proativa para transformar esses insights em melhorias concretas. Isso contribui para o aumento da satisfação, fidelização e recomendação da instituição, além de impulsionar o crescimento sustentável do negócio.

Se você quer saber como isso funciona na prática, este artigo explica em detalhes. Acompanhe!

Importância de ouvir pais e alunos para melhorar o serviço

Os pais e alunos são os principais beneficiários dos serviços educacionais, e suas percepções oferecem informações valiosas sobre o que está funcionando bem e o que pode ser aprimorado. 

Ouvir atentamente esse público permite:

• Identificar pontos de melhoria: feedbacks diretos revelam falhas em processos, metodologias de ensino, atendimento e infraestrutura;
• Aumentar a satisfação e a fidelização: quando pais e alunos percebem que suas opiniões são valorizadas e geram mudanças reais, há um fortalecimento do vínculo com a instituição;
• Antecipar problemas: o feedback contínuo ajuda a identificar potenciais insatisfações antes que se tornem críticas ou resultem na perda de alunos;
• Aprimorar a experiência educacional: compreender as expectativas dos clientes permite ajustar o serviço para atender melhor às suas necessidades.

Ferramentas eficazes para captar feedbacks

Captar feedbacks de forma eficiente requer o uso de ferramentas adequadas que possibilitem a coleta de informações relevantes, de maneira prática e acessível.

Separamos algumas opções de ferramenta que ajudam nesse sentido:

Pesquisas de satisfação e entrevistas

As pesquisas de satisfação são uma das formas mais comuns de obter feedbacks estruturados. Elas podem ser aplicadas periodicamente para avaliar a percepção dos pais e alunos sobre diversos aspectos da instituição, como qualidade do ensino, infraestrutura, atendimento, entre outros. 

Alguns formatos incluem:

• Questionários online: ferramentas como Google Forms e SurveyMonkey facilitam a criação de pesquisas personalizadas. Você pode colocar as perguntas que fazem sentido para o seu negócio e depois exportar as respostas de forma fácil e rápida para análise posterior;
• Pesquisas de NPS (Net Promoter Score): avaliam a probabilidade de recomendação da instituição, oferecendo insights sobre o nível de satisfação e lealdade dos clientes;
• Entrevistas individuais: proporcionam uma compreensão mais profunda das opiniões e experiências dos pais e alunos, permitindo explorar detalhes que acabam passando despercebidos em pesquisas quantitativas. Por exemplo: toda vez que um pai ou responsável procurar a sua instituição, após o atendimento, precisa passar por uma rápida sessão de feedback, aproveitando a oportunidade para um retorno real.

Plataformas digitais para coleta de opiniões

O uso de plataformas digitais amplia as possibilidades de interação com pais e alunos, facilitando a coleta de feedbacks de forma contínua e dinâmica. Algumas opções incluem:

• Aplicativos de comunicação escolar: muitos sistemas de gestão escolar permitem o envio de enquetes e a coleta de comentários diretamente pelos aplicativos usados no dia a dia. Alguns mais comuns são ActiveSoft e o ClassApp;
• Redes sociais: canais como Instagram, Facebook e WhatsApp podem ser utilizados para realizar enquetes rápidas e obter feedbacks informais. Mas atenção: é importante sempre dar um retorno para cada mensagem recebida;
• Caixas de sugestões digitais: disponíveis em sites e portais da instituição, permitem que pais e alunos deixem suas opiniões de forma anônima, caso prefiram.
• Avaliações no Google: incentivar pais e alunos a deixarem comentários no perfil da instituição no Google ajuda a melhorar a reputação online e aumentar a visibilidade da escola. É importante facilitar esse processo, compartilhando o link de avaliação em comunicados oficiais e reforçando a importância do feedback.

Como transformar feedbacks em ações concretas

Captar feedbacks é apenas o primeiro passo. O verdadeiro valor está em transformar essas informações em ações concretas que gerem melhorias significativas no serviço educacional.

Você pode fazer isso por meio de estratégias como:

• Identificação de pontos críticos

O primeiro passo para a transformação é a análise dos feedbacks coletados. Isso envolve:

• Classificação das informações: organizar os feedbacks por categorias (ensino, atendimento, infraestrutura, etc.) para facilitar a análise;
• Identificação de padrões: verificar se existem reclamações ou sugestões recorrentes que apontem para problemas estruturais;
• Priorização dos problemas: Definir quais pontos críticos precisam de atenção imediata, considerando o impacto na satisfação dos clientes.

Uma análise cuidadosa permite identificar não apenas problemas pontuais, mas também oportunidades de inovação e aprimoramento contínuo.

• Definir a ordem de implementação de melhorias

Após coletar e analisar os feedbacks, o próximo passo é mapear e ordenar cronologicamente as mudanças que precisam ser feitas. Esse processo envolve identificar claramente as ações necessárias, classificá-las de acordo com a sua urgência e impacto e definir prazos realistas para a implementação de cada uma. 

O mapeamento permite uma visão estruturada das melhorias, facilitando o planejamento estratégico e a alocação de recursos. Além disso, ao estabelecer um cronograma, a instituição consegue monitorar o progresso das ações, garantir o cumprimento dos prazos e ajustar o plano conforme novas demandas surgirem. 

Essa abordagem organizada contribui para a eficiência na execução das mudanças e para a transparência na comunicação com pais e alunos sobre o andamento das melhorias.

• Comunicação das melhorias realizadas

Após implementar as mudanças, é fundamental comunicar as melhorias aos pais e alunos. Isso demonstra que a instituição valoriza o feedback recebido e está comprometida com a excelência no serviço. Algumas estratégias para essa comunicação incluem:

• Envio de comunicados oficiais: informar de forma transparente sobre as alterações realizadas, destacando que foram baseadas nas sugestões dos próprios clientes;
• Reuniões e encontros presenciais: apresentar as mudanças em eventos escolares, permitindo o diálogo direto com a comunidade;
• Campanhas de divulgação interna: utilizar murais, newsletters e redes sociais para compartilhar as melhorias e reforçar o compromisso com a qualidade. 

Essa comunicação não só fortalece o relacionamento com pais e alunos, mas também incentiva o engajamento contínuo, criando uma cultura de participação ativa na melhoria da instituição.

Captar e transformar feedbacks de pais e alunos em ações concretas é uma estratégia poderosa para o aprimoramento dos serviços educacionais. Ao adotar uma abordagem centrada no cliente, utilizar ferramentas eficazes de coleta de opiniões e implementar melhorias baseadas em dados reais, as franquias educacionais podem elevar o nível de satisfação, fidelização e recomendação, consolidando-se como referências em qualidade e inovação.

Mais do que uma obrigação, ouvir pais e alunos é um diferencial competitivo que contribui para o crescimento sustentável da instituição e para o sucesso de toda a comunidade escolar.